Mikael Roos, applikationsintegratör på AddPro, hjälper företag bygga skräddarsydda lösningar för sin IT-miljö. Han träffar ofta kunder som ger sig ut i molnet i hopp om att förbättra sina affärsprocesser, men som inte hittar de verktyg som organisationen behöver. Färdiga lösningar är många gånger komplicerade, bygger på kostsamma licenslösningar och är framförallt svåra att anpassa för den egna verksamheten. Att utveckla ett eget skräddarsytt system har fram till nu medfört ökad risk och höga kostnader. Med PowerApps blir det enkelt och kostnadseffektivt att ta fram avancerade appar som får affärsprocesser att flyta smidigare.

Stora vinster med ett onboarding-verktyg

Första dagen på jobbet betyder inte bara en blomma på skrivbordet, det är starten på en onboarding-process. Den nyanställda ska guidas runt i lokalen för att hitta till sitt skrivbord, konferens- och fikarum. Med kaffekopp i hand behöver den nyanställde även få sina verktyg och IT-miljö på plats, ett omfattande arbete med många aktörer. En hel rad uppgifter och processer startar som alla måste utföras, följas upp och rapporteras.

Mikael berättar om ett företag som tidigare utförde hela onboarding-processen med hjälp av mejl, Excel-ark, telefonsamtal och ibland till och med post-it-lappar. Allt arbete med att beställa nycklar, passerkort och larmkoder var manuellt och listor om dator, telefon och behörighetsförfrågningar skickades mellan avdelningarna. Allt följdes upp via mejlen och fördes in i Excel-ark för återkoppling och rapportering.

• Vi kunde inte hitta ett system som var anpassat för svenska förhållanden och uppfyllde företagets önskemål. Det gick inte att få alla de funktioner kunden önskade till en rimlig kostnad. Att koppla ihop system, databaser och funktioner blir komplicerat för en utvecklare som ska koda ett system från grunden, med risk för att det blir ett stort och kostsamt projekt, berättar Mikael.

Vid en första anblick ser önskemålen på systemet enkla ut: beställa allt en nyanställd behöver med en checklista som ska godkännas av närmaste chef. Det till synes enkla önskemålet kompliceras av behovet att kommunicera med flera avdelningar och system.

Bygg appar i PowerApps utan att koda

För att snabbt och kostnadseffektivt utveckla en skräddarsydd lösning valde Mikael och kollegorna på AddPro istället att ta hjälp av Microsofts PowerApps-plattform. Därigenom kunde integrationen mellan olika system göras enkelt utan att ett stort utvecklingsteam behövde involveras.

• Styrkan i PowerApps är flexibiliteten i hur du bygger appar. Det så enkelt som att dra-och-släppa funktioner i ett grafiskt interface. Koppla samman datakällor, molntjänster och system för att få den data du behöver utan att bygga en komplicerad lösning från grunden. Trots att det är enkelt att komma igång är det möjligt att bygga komplexa appar.

Med PowerApps behövs inte parallella utvecklingsspår för mobilen och webben, allt går att köra i PowerApps-skalet och blir direkt kompatibelt med Microsoft Teams.

Inte allt på en gång — appen utvecklades en sprint i taget

Genom att arbeta i sprints kom arbetet igång och en app med grundfunktionerna kom snabbt ut på företaget. I första versionen var det möjligt att beställa nycklar och appen lade till den nyanställde i lönesystemet. Användarna hjälpte sedan till med önskelistor på funktioner. Nya sprintar adderade funktionalitet efter prioritet och nya vyer efter funktion lades till.

• HR berättade om den lättnad de kände när första versionen kom och ledningen kunde se potentialen. Det är ofta svårt att få loss pengar till nya system och HR blir ständigt hänvisade till Excel-ark. Tack vare appen är de nu effektivare utan att kostnaderna ökat. Det är alltid roligt när vi drar igång en sprint. Först att se hur de faktiskt har använt den tidigare versionen och vilka funktioner de vill ha i nästa, avslutar Mikael.

Är du nyfiken på hur PowerApps kan hjälpa ditt företag att ta vara på innovationer och effektivisera er verksamhet? Anmäl dig till vår workshop OptimizeIT och kanske är nästa app du installerar på telefonen helt skräddarsydd för just dig och din verksamhet.