EN

RPA the AddPro Way – automatisering för ökad affärsnytta Del 3 av 3

När man tänker på automatisering så är det lätt hänt att man tänker att det är en väldigt teknisk aktivitet, och det är ju klart att teknik är en viktig komponent. Men det som avgör hur lyckad automatiseringen blir är faktiskt ofta det arbete som görs innan tekniken implementeras, med andra ord är det oftast klokt att göra en förstudie. 

Automatisera inte felaktiga processer

Förstudien handlar till exempel om att reda ut varför man automatiserar och om att välja vilken process man ska starta med. Den handlar också om kartläggning av den utvalda processen och om att göra analoga processteg digitala och identifiera vilka steg som kan strykas. Att automatisera en felaktig eller ineffektiv process förstorar och mångfaldigar istället de befintliga problemen.

RPA-projekt: från idé till affärsnytta i tre steg

På AddPro genomför vi RPA-projekt i tre steg. Det är dock inte alla våra kunder som går igenom alla tre stegen, för ibland har kunden gjort delar av stegen på egen hand eller med hjälp från annat håll. Genom att noga lyssna in var kunden befinner sig kan vi tillsammans identifiera hur AddPro bäst kan hjälpa kunden. De tre stegen i ett typiskt RPA-projekt är:

Förstudie

  • Implementation av processförbättring (digitalisering)
  • Teknisk implementation (digitisering)
  • Förstudie – val av process och förslag till förändringar

Förstudien kan se väldigt olika ut beroende på var kundens organisation befinner sig. Det kan handla om en genomlysning av processerna där AddPro kommer med råd om vilken process som är lämplig att börja med. I andra fall kanske kunden redan har klart för sig vilken process man vill börja med och då kan AddPro gå vidare och hjälpa kunden att kartlägga processen och komma med förslag på hur den kan effektiviseras. Förstudien brukar också titta på i hur stor utsträckning processen är digital och vilka delar som kan behöva digitiseras innan processen kan automatiseras samt hur lång tid processen tar i sin ursprungliga form.

Implementation av processförbättring – processen förbereds för automatisering

Det här steget bygger på det man kommit fram till i förstudien, här implementeras processförbättringarna. Det kan t.ex. innebära att man tar bort onödiga steg. I många organisationer finns det processer som har steg som utan att processen försämras kan tas bort, som exempelvis påminnelser som skickas ut i tid och otid för aktiviteter som istället kan automatiseras. I det här steget säkerställs också att processen följer regelverket och även att den har ett ordentligt eget regelverk, det vill säga att det finns binära steg där det är glasklart om det ena eller andra scenariot ska följa efter ett visst steg samt att gränssnitten är digitala. Redan efter det här steget har processen blivit mer effektiv, men den är fortfarande inte robotiserad.

Teknisk implementation – automatiseringen fullföljs

Den tredje delen handlar om den tekniska implementeringen och har man gjort de två tidigare stegen på ett bra sätt behöver det här steget inte vara särskilt svårt att genomföra. Det finns många olika verktyg som kan användas för automatiseringen. På AddPro använder vi oss ofta av Microsoft Power Automate. Efter genomförd automatisering är det viktigt att utvärdera affärsnyttan, t.ex. genom att mäta hur lång tid processen tar i sin nya form. Detta gör att man får en siffra på vad man fått för sin investering och även ett tydligt underlag för huruvida det skulle löna sig att utveckla automatiseringen med en mer avancerad integration. Slutligen så behöver frågan om förvaltning besvaras i det här steget. Även om RPA är väldigt lätt att komma igång med så händer det precis som med alla andra IT-lösningar ibland att flödena slutar fungera. Det kan ju vara så att man byggt ett flöde som bygger på att roboten klickar runt i ett verksamhetssystem och om verksamhetssystemets gränssnitt då uppdateras kommer ju flödet sluta fungera. Då bör man ha en plan på plats för vem som ska agera och hur snabbt det behöver gå. AddPro har fått förtroendet att erbjuda support- och förvaltningsavtal till många av våra kunder och kan därmed erbjuda en trygghet i att minimera processens nedtid genom att avhjälpa eventuella fel när de uppstår.

Mot all-time-high med hjälp av automatisering

Men Olle då, den trogne ekonomichefen som vi fått följa i två tidigare blogginlägg? Hur gick det för honom? Jo, han fortsatte att arbeta som tf vd under några månader och såg under den tiden till att bolaget hölls i god ordning. Den ökade arbetsbörda som han befarat gick att hantera ganska bra genom att automatisera en del flöden. Utöver RPA-flödet för prognosrapporten, som Olle byggde i föregående blogginlägg, så implementerades flöden för onboarding av nyanställda, kontering av fakturor och sammanställning av månadsresultat. Flödet för onboarding av nyanställda innefattade inte bara beställning av dator/telefon, konto och behörigheter utan lotsade också in den nyanställde till relevant utbildningsmaterial i företagets interaktiva utbildningsportal. Tack vare automatiseringarna kunde man få fram bolagets månadsresultat snabbare, med följden att man faktiskt hann agera på siffrorna med exempelvis extra säljinsatser eller tillsättning av fler resurser inom ansträngda områden innan alltför lång tid gått. När vi nu lämnar den fiktive Olle åt sitt – som det ser ut – ganska ljusa öde, så är han i färd med att ivrigt diskutera hur andra delar av bolagets verksamhet kan nyttja automatisering för att minska stress och öka resultat. Och det ser faktiskt ut som att hans bolag kommer att göra all-time-high det här året! Så kan det gå när ens personal får lov att fokusera på det som tillför allra mest värde. Slutet gott, allting gott!


Du som läser det här kanske också ser att automatisering kan vara en hjälp för din organisation. Vi på AddPro hjälper dig gärna att komma vidare, oavsett på vilket steg i resan du befinner dig. Kontakta oss så tar vi ett möte där vi pratar om er unika situation!